3 mars 2008
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URBANIA
VAL DE MARNE
RAPPORT DE GESTION 2007
Résidence « Bry Beau Site »
181 boulevard Pasteur
BRY sur Marne
DUPLICATA REPRODUIT
CNAB
URBANIA VAL DE MARNE
Mesdames, Mesdemoiselles, Messieurs les copropriétaires
En ce début d’année, URBANIA, ainsi que toute l’équipe de gestion de votre résidence a souhaité vous
adresser un rapport de gestion complet définissant notre action depuis notre prise de mandat le 22 mai 2007.
Vous trouverez donc- poste par poste- le détail des problèmes identifiées ce jour, l’avancée de leur
traitement ainsi que les dossiers restant encore à traiter.
URBANIA Val de Marne
J.WILLAERT
Transmission de votre dossier résidence TRANSIM 93 / URBANIA
Lors d’une circulaire précédente, nous vous avons exposé les difficultés rencontrées dans la transmission des documents nécessaires à la gestion de votre résidence.
La rétention d’information de votre ancien syndic nous a conduit à demander à Maître PEIGNE notre avocate, d’ouvrir une procédure en référé pour non présentation de comptabilité.
A ce jour, nous avons pu enfin être reçu par TRANSIM 93 le 16 janvier 2008. Nous avons préalablement télécopié à l’agence TRANSIM la liste des documents manquants à notre gestion. La Direction s’est étonnée de notre demande mais n’y a toujours pas répondu à ce jour.
Quels sont les documents principaux manquants ?
Nous ne disposons pas d’une balance des comptes copropriétaires au 22 mai 2007 ce qui a trois incidences :
- Nous ne pouvons pas présenter de charges historiquement juste à chacun de vous.
- Nous émettons des réserves sur les comptes lors des ventes d’appartement.
- Nous ne pouvons ouvrir de procédures de recouvrement pour charges impayées avant le 22 mai 2007.
Nous ne disposons pas des index de vos compteurs d’eau au relevé 2006-2007 ce qui ne permet pas l’imputation individuelle des charges d’eau qui restent pour l’instant financées par la copropriété. L’incidence est lourde car le montant du compte Véolia est de € 55.644,78 que nous ne pouvons vous imputer en partie.
Nous ne disposons pas également du détail des sommes que vous avez versées au titre de la constitution du fonds de roulement.
Nous n’avons aucun document au titre des écritures comptables de TRANSIM ainsi que des règlement ou rejets de règlement de certaines factures. Ceci ne nous permet également pas de pouvoir justifier du financement de certaines opérations via le budget de l’immeuble et par delà évaluer du bien fondé de l’ouverture d’une procédure.
En outre, nous ne disposons d’aucun dossier contentieux ou procédural.
En général et afin de ne pas alourdir ce rapport, le fait de ne pas pouvoir être en possession de ces documents (liste de 4 pages) ne nous permet pas de pouvoir mandater un vérificateur comptable extérieur comme nous l’avions souhaité lors de la dernière assemblée générale.
CNAB
URBANIA VAL DE MARNE
Comptabilité
Lors de l’assemblée générale du 22 mai 2007, nous vous avons expliqué que notre action nous conduirait à apurer les dettes de la résidence en négociant dans la mesure du possible, des moratoires de paiement avec les entreprises intervenantes.
La tâche a été d’autant plus difficile qui nous était impossible de vérifier l’étendue des impayés mais surtout de leur justification, ne disposant pas de comptabilité fiable en reprise.
Voici pour les plus grands comptes ce que nous avons trouvé et négocié.
SALAIRES des EMPLOYES
Contrairement à l’information qui a pu circuler dans la résidence à une époque, les salariés ont toujours été payés. N’ayant pu reconstituer leurs dossiers sur la base des archives inexistantes de TRANSIM, nous avons donc fonctionné grâce à l’honnêteté des déclarations des employés et des acomptes de la quasi totalités de leurs salaires à quelques euro près. A ce jour, tout est rentré dans l’ordre.
CHARGES sur SALAIRES (URSSAF, ASSEDIC, CRIP, GARP…)
Les déclarations n’ayant précédemment jamais été réalisées, nous avons du reconstituer la totalité des appels. Nous avons également négocié la remise gracieuse des pénalités de retard dues à cette non déclaration et paiement ce que nous avons obtenu dans la majorité des cas.
A ce jour, les cotisations sociales sont déclarées, à jour et payées.
EAU
Comme écrit précédemment, nous n’avons pu imputer les charges d’eau à ce jour à chaque copropriétaire. Nous avons du faire face à un problème double : régler le retard de paiement et financer les factures actuelles le tout sans pouvoir disposer de rentrées.
Nous avons trouvé une position négative de €. 23.316,54 €.
A ce jour, une disposons d’un moratoire de paiement et la position négative est de € 7.000,00
EDF
Nous avons trouvé une position négative de € 4.073,29
A ce jour, le compte est équilibré.
MISTRAL (ascenseurs et portes parking)
Nous avons trouvé une position négative de € 15.160,38
A ce jour, et compte-tenu des facturations de l’année, il reste une position négative négociée de € 5.053,46
GAZ DE FRANCE
Nous touchons là au plus gros des dossiers que nous avons découverts.
Nous avons trouvé une position négative de € 150.132,87
Il était donc facile de vous demander un appel exceptionnel du montant dû et d’effacer le problème.
Nous avons donc contacté le service contentieux de Gaz de France afin de nous faire confirmer la position de notre compte dans leurs livres.
Après négociation, et sur la base de la surface financière du groupe URBANIA, nous avons négocié un moratoire de paiement de cette somme sur 12 mois soit € 12.511,07 sans oublier que nous allions devoir payer nos consommations de gaz dès la remise en fonctionnement de la chaudière.
Le moratoire est tenu et nous en avons déjà réglé les 7/12ème. Les factures actuelles sont toutes payées. Aucun appel de fonds exceptionnel ne vous a été réclamé.
CNAB URBANIA
VAL DE MARNE
LES COPROPRIETAIRES
Tantièmes :
De nombreux problèmes sont apparus depuis la reprise de la résidence.
En effet, n’ayant aucun listing nous sommes partis de l’état descriptif de division du règlement de copropriété. Celui-ci est faux dans la répartition des tantièmes pour de nombreux lots. Nous avons donc demandé la copie de la matrice cadastrale de l’immeuble. (Nous remercions d’ailleurs un des copropriétaires de la résidence d’en avoir fait de même pour nous prêter main-forte).
Le travail de modification est en cours et tout reviendra dans l’ordre pour les appels de fonds exigibles au 01 avril 2008.
Charges :
Comme vous l’avez lu, nous n’avons pu obtenir la balance des comptes copropriétaires au 22 mai 2007.
Cependant après l’exigibilité du premier renvoi de fond demandé, 93 copropriétaires n’ont pas réglé dans les délais. Nous avons du procéder à la relance de tous. Ceci représente non seulement un lourd travail de gestion mais également un coût pour la copropriété. Depuis lors et après un second appel, nous avons du encore relancer de nombreux copropriétaires. Aujourd’hui 35 d’entre vous ont reçu une mise en demeure pour non paiement de charges. L’incidence sur la copropriété est important car ce sont près de € 65.000,00 qui sont immobilisés et qui ne peuvent être utilisés à redresser la situation.
Problèmes d’assurance et de dégâts :
Tous les dossiers d’assurance ont été traités mais il subsiste toujours quelques problèmes notamment liés au fait que certaines d’entre vous subissent des dégâts qui réclament une intervention lourde au niveau de la toiture voir du ravalement. Pour tous les rendez-vous les plus lourd, nous nous sommes déplacés pour prendre la mesure du soucis.
Relationnel :
Nous vous rappelons que le conseil syndical est la « courroie de distribution » entre vous et le syndic. En cas de demande spéciale, n’hésitez pas à leur en parler.
LE CONSEIL SYNDICAL
Nous avons commencé à travailler avec le conseil dès octobre 2006.
Depuis la nomination d’URBANIA, nous nous sommes réuni tous les quinze jours pendant 2 à 4 heures sauf impondérables.
Il nous a été reproché de nous réunir en journée.
Tout syndic facture les rendez vous de conseil syndical.
Dans notre contrat, nous disposons de deux tarifs (l’un en journée, l’autre en soirée). Il nous a semblé inutile au vu de la somme de travail à réaliser, de nous voir systématiquement en soirée d’autant que les plannings de chacun ne le permettent pas aussi souvent.
Nous avons donc décidé en cette première année de gestion de ne facturer aucun rendez vous de conseil syndical et de nous voir aussi souvent qu’il était nécessaire afin d’assurer une excellente gestion de la résidence à condition qu’aucun rendez vous ne soit le soir. Vous aurez le loisir de pouvoir le vérifier lors de la remise des comptes de la résidence.
CNAB
URBANIA VAL DE MARNE
Nous avons également décidé ensemble de chaque dépense dans le soucis de préserver le budget de chacun des copropriétaires et aucune dépense superflue n’a été engagée. Aucune dépense n’a d’ailleurs été engagée sans l’accord du conseil syndical.
LES GRANDS DOSSIERS REGLES
- Procédure SOVATRA
Nous avons été informé par huissier le 6 septembre 2007 d’une procédure contre la résidence.
Nous avons contacté l’avocat de la partie adverse le même jour afin de connaître le dossier qui ne nous avait pas été transmis.
Le 18 septembre 2007, l’avocat de la partie adverse nous a très cordialement fait copie de la totalité du dossier. Un report d’audience a été demandé au 19 octobre 2007.
Après avoir informé le conseil syndical, il a été décidé de régler le reliquat du chantier à la société SOVATRA pour un montant de € 2.300,00
Le 11 octobre 2007, nous avons reçu un courrier de l’avocat confirmant la réception du règlement et de l’abandon des poursuites.
Afin d’apporter un éclaircissement sur les rumeurs concernant la forte implication d’un membre du conseil syndical dans ce dossier, nous tenons à confirmer que le dossier a été réglé par URBANIA et n’a réclamé que deux appels téléphoniques et une télécopie ce qui est– toute proportion gardée – fort peu.
Le membre du conseil syndical dont il est question a réclamé le droit de pouvoir lui-même porter le chèque à l’étude de l’avocat.
- Procédure CGV
Ce dossier dont la tâche semblait énorme se résume hélas à une simple constatation de quelques instants. Malgré les demandes répétées du conseil syndical à TRANSIM, celui-ci a réglé la majeur partie du litige en payant la société des sommes demandées soit € 18.911,00 sur € 23.552,20.
Attache prise auprès de notre avocat, il est inutile, voire dangereux e se lancer dans une procédure ou nous ne devons plus que la TVA du dossier.
La somme a donc été versée au crédit du compte CARPA de Me PEIGNE pour régler cette affaire.
LES GRANDS DOSSIERS EN COURS
- Dossier de procédure TRANSIM
- Mise à jour du règlement de copropriété suite au travail de DEFIM
- Etude des contrats de travail des employés de la résidence
- Mise à jour des adresses des résidents selon les obligations postales.
- Mise en chantier du carnet technique de chaque immeuble
- Evaluation des contrats de la résidence avant la date de résiliation.
- Etude générale de rénovation des toitures terrasses anciennes
- Etude générale du ravalement des façades des immeubles
- Chaufferie : des rendez vous ont été tenus avec le conseil syndical et l’entreprise assurant l’entretien. Des solutions techniques d’amélioration de la gestion de la température sont en cours d’étude.
CNAB
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