Monsieur Jean-Nicolas GILLOT
Chargé des liaisons CS/syndic/copropriétaire
beausite.gillot@gmail.com
BRY SUR MARNE, le 28/02/2011
NOTE
à l’attention de
Mesdames et messieurs les copropriétaires
Le début du 12e mois de gestion d’URBANIA depuis la dernière AG (30/03/2010-28/02/2011) me conduit à vous adresser ce compte-rendu du conseil syndical du 23 février 2011, qui s’est tenu en présence de notre nouveau gestionnaire, Madame Fatima NASRI, en salle du sous-sol du bâtiment C2, dans la perspective à venir de notre AG 2011, dont la tenue ultérieure fut un des sujets abordés au cours dudit conseil syndical.
Ce présent compte-rendu, dans le prolongement de la note du 15 janvier 2011 qui faisait suite au conseil syndical du 12 du même mois , vise également, à approfondir la mise en perspective de la situation de notre résidence en vue de l’assemblée générale de 2011, dont la date a été fixée.
Etaient présents :
Président : M. LASSEY,
URBANIA : Mme Fatima NASRI
Conseillers syndicaux : Mme Hélène BARBAUX, M. Gérard POIREAU et M. GILLOT
Absents: M. CHALENDARD, Mme BLANDIN, M. GIRARD et Mme MORERE
Madame Fatima NASRI est riche d’une expérience de 9 années dans le métier de syndic. Quoique domiciliée en Seine-et-Marne, elle a assurée au conseil syndical que cet éloignement géographique n’est pas un obstacle pour elle pour s’investir au mieux et de manière approfondie en vue des intérêts de la résidence BRY BEAU SITE.
Elle affirme qu’elle est là « pour durer » par contraste aux nombreux turn-over de gestionnaires qu’à connu notre résidence
1) Jérôme WILLAERT : 22 mai 2007-avril 2008 ;
2) Benoît VAILLANT : avril 2008- août 2008 ;
3) Saliha ALILI : septembre 2008- mars 2010 ;
4) Audrey BLOUIN : janvier 2010- septembre 2010
Elle déclare souhaiter travailler en parfaite concertation avec le conseil syndical.
Quoique arrivée depuis 3 mois à URBANIA, elle est consciente des enjeux spécifiques propres à notre résidence, notamment en matière de gestion des impayés.
1- Situation financière (trésorerie, fournisseurs)
a) Situation des soldes
Le solde sur le compte en banque du syndicat des copropriétaires s’établit au 23 février 2011 à 94 461,43 €.
Les arriérés fournisseurs s’établissent à un montant de 48 464,12 €
Les factures réglées mais non comptabilisées informatiquement s’établissent à la somme de 113 979,01 €
b) La situation des comptes fournisseurs
La résidence BRY BEAU SITE est à jour de ses dettes actuelles vis à vis de ses principaux fournisseurs, à savoir GDF, la compagnie des Eaux, EDF et Télécom et la société LEROY (pour les opérations d’élagage où deux acomptes notamment ont été versés).
Au regard de la bonne situation de la trésorerie, le conseil syndical a arrêté, dans l’ordre de priorité suivantes, les règlements à effectuer par le syndic au regard de nos disponibilités financières vis à vis de nos principaux fournisseurs et prestataires.
1) Salaire des employés ;
2) GAN
3) 50% du solde restant à payer pour les opérations d’élagage à l’entreprise LEROY
4) 10 000 € à l’entreprise MISTRAL, dont la dette a considérablement diminué et sera à même d’être soldé sous peu.
Le conseil syndical laisse ensuite le syndic URBANIA libre de sa gestion pour régler les autres fournisseurs (TALIO pour les vides ordures, GESTEN pour la maintenance de la chaufferie, SAGEX pour les extincteurs avec les opérations de pose de « plaque de police » et AGEFOS (formation professionnelle des gardiens) dans l’ordre de priorité que le syndic jugera bon au regard des intérêts de la résidence.
2- Situation des copropriétaires débiteurs et cas particuliers
a) Le problème de l’encaissement des chèques
La migration informatique (changement du système de logiciel) opéré au début de l’année a rencontré des difficultés imprévues.
Cette opération, prévue initialement pour une durée de 15 jours maximum, s’est révélée beaucoup plus longue dans la réalité.
En effet, le but d’URBANIA était d’enregistrer avant tout les chèques dans le nouveau système informatique. Et non dans l’ancien, qui allait être abandonné.
L’enregistrement étant préalable à l’encaissement des chèques, cela explique les importants retards.
Cette explication n’est néanmoins pas une « excuse » au regard du langage tenu depuis des années à tous les copropriétaires de l’obligation de régler avant les dates limites d’exigibilité.
Finalement, devant les longueurs de l’opération, la direction d’URBANIA ROME a décidé d’encaisser 63 936,38 € à la date du 22/02/2011, préalablement à leur enregistrement dans le nouveau système informatique. Le solde des chèques restant à encaisser, à savoir 6930,64 € à la date du 23/02/2011 devant l’être d’ici la fin du mois).
Cette opération montre un des avantages du compte unique qui évite une défaillance de trésorerie. Mais plaide également pour le compte séparé, qui (cf. diffusion du 3 janvier 2011) ne pose aucun problème s’il est correctement approvisionné par un syndic qui fait toute diligence pour cela.
Faut-il rappeler qu’URBANIA est resté deux ans inactif s’agissant des impayés qui sont passés de 25000 € (à la date du 22/05/2007, lors de la reprise de notre résidence par URBANIA à 130000 € au 1er avril 2009. Pas un poisson hélas !).
Je recommande à titre personnel (sans que cela ait une quelconque valeur contraignante) , de privilégier la voie du « virement bancaire » à ne pas confondre avec le prélèvement car c’est vous qui décider quand intervient le mouvement de fonds. A cet égard, un RIB du syndicat des copropriétaires est joint à la présente diffusion.
b) La situation du compte copropriétaire débiteur, entre une « légère amélioration » ou une «stagnation à la baisse ».
De 89456,73 € (cf. diffusion générale aux copropriétaires du 10/12/2010), ils s’établissent présentement à 85 360,23 € (si on intègre les 6930,64 € n’étant pas encaissés à la date du 23/02/2011, jour du présent conseil syndical).
Le syndic URBANIA, pris en la personne de sa nouvelle gestionnaire, s’est vu prescrire et rappeler une énième fois la politique d’une poursuite sans relâche des défaillants. Jusqu’à ce que leurs dettes soient totalement apurées.
Le conseil syndical au cours du dernier contrôle des comptes en date du 10 février 2011 effectué par mesdames BARBAUX, GOUACHE et CHEVALLIER a vu toutes ses demandes satisfaites quant aux corrections à apporter qu’elles ont estimé devoir être accomplies par URBANIA.
Le conseil syndical a pu globalement constater que les comptes sont bien tenus et recommande leur approbation à la prochaine AG 2011 en toute confiance . Car il convient de rappeler, que sans approbation des comptes de l’exercice, on ne peut récupérer les sommes dues par les copropriétaires débiteurs (cf. mes diffusions du 20 juillet 2010 et du 14/02/2011 relative aux questions pouvant être approuvées sans débat)
L’essentiel n’est pas l’approbation des comptes, mais bien le refus de quitus au syndic qui protège le syndicat des copropriétaires en lui permettant toute action en justice utile du fait de la gestion du syndic.
Le relevé général des dépenses s’établit approximativement à 523 579, 39 € pour 2010.
Pour 2011, le budget qui sera proposé à l’AG à approuver s’élève à 550 000 €. Cette augmentation s’explique principalement par une augmentation du poste « charges de personnel » du fait du congé maladie de Mme Isabelle GOMES qui nécessite, outre le maintien de son salaire (c’est le droit du travail qui le commande) également le recours à un prestataire extérieur (société N et G)
L’augmentation des dépenses s’explique également par les opérations d’élagage des arbres qui ont grevé le budget.
Les prévisions raisonnables d’évolution des dépenses tablent sur un budget prévisionnel 2012 à hauteur de 550 000 € maximum
On peut donc raisonnablement espérer que les exercices ultérieurs verront le retour à des budgets semblables aux dernières années (520000 € en 2008 et 2009, 530000 € en 2009), sauf bien entendu l’année du ravalement.
1- Sécurité- Rendez vous avec le maire :
Le président du conseil syndical et M. POIREAU ont rencontré le maire et le directeur de la police municipale à la suite de diverses doléances, notamment liées à la présence de groupes de jeunes dans les caves et diverses dégradations.
Il fut rappelé à cette occasion au président et à M. POIREAU qu’un audit de sécurité avait eu lieu voici quelques années. Cet audit avait abouti à la fermeture et à la clôture de la résidence.
Une convention sera signée entre la résidence BRY BEAU SITE et la mairie de BRY SUR MARNE pour permettre à la police municipale d’entrer dans les parties communes. Car une telle action nécessite aux termes de la loi qu’une autorisation soit donnée en assemblée générale. Ce point a d’ailleurs été inscrit à l’ordre du jour. En attendant, une convention sera formalisée et signée. Un passe sera attribué aux agents des forces de police municipale pour pénétrer dans les cages d’escalier, caves et effectuer des rondes dans la résidence.
Une demande de mise en place d’un système de vidéo surveillance a été faite.
Le conseil syndical a approuvé que des amendes soient infligées aux copropriétaires qui gareraient leurs véhicules sur des aires de stationnement interdites autour de la résidence.
2- Ravalement : recours éventuel à un cabinet d’architecte:
Après débats, le conseil syndical mandate mesdames Hélène BARBAUX et Valérie MORERE, pour recueillir en concertation avec le syndic URBANIA, 3 devis auprès de cabinets d’architectes. Cela dans la perspective d’une inscription à l’ordre du jour de l’AG 2011.
La mission du présent cabinet d’architecte sera de réaliser une étude sur un projet de ravalement viable pour notre résidence BRY BEAU SITE (dont le dernier a été effectué en 1989).
Je rappelle que le ravalement d’ailleurs doit être effectuée tous les 10 ans. Et que si ce sujet ne sera pas mis à l’ordre du jour de l’AG 2011, il devra être nécessairement être abordé à celle de 2012, à peine de voir notre patrimoine perdre de sa valeur.
3- Assemblée générale 2011 :
La transformation de la grande salle des conférences en bureau pour les services de la mairie conduit à envisager une prolongation éventuelle de nos assemblées à VILLIERS SUR MARNE.
Le conseil syndical va demander au syndic et essayer de voir également de son côté s’il est possible de réserver la salle DAGUERRE ou un grand gymnase à BRY SUR MARNE pour une assemblée générale au plus près de notre résidence.
Le conseil syndical a arrêté une date pour la nouvelle assemblée générale et demande au gestionnaire URBANIA que notre assemblée générale se tienne jeudi 28 avril 2011 à partir de 19 heures.
Néanmoins, que la réunion de notre résidence se tiennent à BRY (ce qui est mieux au regard de la loi et de la pratique) ou à VILLIERS, IL IMPORTE DE VENIR.
Et je recommande, à titre personnel, de prendre une journée de congés pour le lendemain de l’AG pour rester jusqu’au bout de celle-ci.
Car, j’estime que la valeur de nos biens (autour de 200 000 € minimum à partir des 3 et 4 pièces) vaut bien le fait que l’on sacrifia 1 journée de ses congés annuels pour participer à cette importante réunion qui fixe les orientations sur leur gestion.
4- Divers
Le conseil syndical a demandé au syndic gestionnaire URBANIA de mettre en concurrence l’entreprise de nettoyage NG SERVICES qui assure le remplacement de la gardienne du fait de son congé maladie.
